АГУ становится визуальным офисом

Отдел человеческих ресурсов АГУ провёл контроль моделирования в университете системы функционирования визуального офиса. 

   Организационное обучение во втором семестре было посвящено актуализации инструментов бережливого офиса. Несмотря на то, что идеи lean-подхода в университете внедряются уже на протяжении нескольких лет, каждый раз мы открываем для себя что-то новое. Сегодня во многих управлениях, отделах, центрах АГУ есть примеры их успешного применения. Так, в университете внедрена визуальная система обмена информации, которая, как известно, призвана обеспечивать соблюдение рабочих стандартов, выполнение работы согласно графику, линейный контроль деятельности, защиту от ошибочных действий и пр. 
  В большей степени средства визуального информирования работают на всех факультетах. На специальных информационных досках студенты и их родители могут найти информацию не только о расписании, графиках учебного процесса, но и отчеты о прошедших или планируемых мероприятиях, конференциях и многое другое. А как же обстоят дела с визуализацией в работе других структурных подразделений? Насколько внешним и внутренним клиентам нашего вуза доступны средства визуального информирования и контроля?
    Итак, приведем несколько примеров того, как эта система работает в Астраханском государственном университете. Для абитуриентов в холле главного корпуса расположены специальные указатели, помогающие легко ориентироваться в пространстве. Подойдя к любому офису, можно легко узнать не только график работы и штатное расписание, но и увидеть сотрудников, в нем работающих. Это в существенной степени облегчает не только поиск нужных людей, но и способствует построению эффективной коммуникации. Психологами доказано, что никакое иное обращение так не радует человека, как обращение по имени. 
     В каждом кабинете расположена карта-схема. Её основное назначение – обеспечение визуального стандарта поддержания порядка в офисе и предупреждение возникновения или своевременное обнаружение проблемных ситуаций. На такой карте-схеме отображены все материальные объекты офиса, обозначены места их расположения. Благодаря этому любой проверяющий может осуществить визуальный контроль наличия всего оборудования, мебели, их расположения. 
      Приказом по университету ежедневно сотрудникам офисов выделятся 30 минут в конце рабочего для приведения своих рабочих мест в порядок, т.е. согласно карте-схеме. Это помогает применять на практике принципы 5S, снизить издержки и стрессы, связанные с потерей нужных вещей, документов и пр. Также эти схемы помогают и в работе наших партнеров. К примеру, сотрудники клининговой компании могут более эффективно выполнять всю работу в офисе, где всё стоит на своих местах и случайная утилизация нужных вещей становится просто не возможной. Это и есть главная задача визуального офиса – защита от ошибок. Университет со своей стороны также заботится о поддержании чистоты. Так, в зоне рекреаций, где созданы комфортные условия для отдыха и творчества студентов, появились яркие таблички. Их цель – актуализировать в сознании студентов и посетителей университета мысль о том, что чисто не там, где убирают, а там, где не сорят. Такие таблички работают на уроне когнитивных схем поведения. 
     Это лишь немногое из того, что мы видим в университете сегодня. Можно отметить, что организационное обучение приносит результаты, а инструменты бережливого офиса активно внедряются в жизнь.

Текст и фото – Отдел человеческих ресурсов